Kennismakingsweekend Phileas Fogg

— Bill Groenewoud

Aan het begin van het jaar wist ik dat ik nog studiepunten moest behalen voor Persoonlijk Leiderschap jaar 1, om mijn Propedeuse te halen. Aangezien er 30 uren gedaan moesten worden wilde ik deze uren snel kunnen maken, om vervolgens mij PL jaar 1 alleen nog te hoeven typen. Op persoonlijk blak vind ik het belangrijk om goed leiding te kunnen gegeven en gestructureerd aan het werk te kunnen gaan. Afgelopen jaren heb ik gemerkt dat structuur een hekelpunt is, aan het hekelpunt moet ik gaan werken om mezelf te verbeteren en ik vond het KMT een perfecte mogelijkheid om mijn zwakke punten eens te gaan verbeteren. 1 november 2021 was er een kennismakingsweekend (KMT) voor alle nieuwe leden der Studentenvereniging Phileas Fogg.

Ter introductie wordt mijn persoonlijke leerweg op basis van de STARR-methode ingedeeld.

Op 1 november 2021 was het eindelijk zo ver. De coronaperiode was in België anders dan in Nederland, daarom vond onze studentenvereniging het een slim idee om het KMT-weekend in België te gaan organiseren. Vanuit Breda is dat goed te doen. Er werd een weekend georganiseerd voor nieuwe leden der studentenvereniging Phileas Fogg. Het leuke van dit weekend is dat niemand weet dat het kennismakingsweekend een ontgroeningsweekend wordt. Hiervoor is er een algemeen coördinator die de verantwoordelijkheid heeft over het weekend. Zij regelt alles. Er is een KMT-commissie, die zorgen ervoor dat alle potentiële nieuwe leden hetzelfde weekend gaan meemaken die iedereen heeft gehad, ook wel de feut-commissie. Tevens is er een hoofd tapcommissie, hij zorgt ervoor dat er het hele weekend koud bier is en dat er bier tappen aanwezig zijn. Er is een hoofd-medici. Zij zorgt ervoor dat alle potentiële nieuwe leden voorzien worden van medicijnen die ze moeten slikken. Een belangrijke taak in het weekend. Er is een hoofd 2kwadraat. Deze functie is bezet door de grootste groep medewerkers. Zij zorgen ervoor dat er altijd mensen aanwezig zijn tijdens het feuten van de potentiële nieuwe leden, ook als er iets aan de hand is zijn zij de eerste personen die het klusje aanpakken. Ook is er een hoofd Chauffeur, deze zorgt ervoor dat de KMT-commissie en eventuele afgevallen potentiële nieuwe leden van A naar B vervoerd worden. Ten slotte is er nog een hoofd bakchauffeur, die zorgen voor alle spullen van alle mensen die meegaan naar het KMT-weekend. De hele studentenvereniging is op het weekend aanwezig en ze helpen ook met taken waar ze zich voor het weekend voor inschrijven.

Mijn rol binnen het weekend was hoofd chauffeur. Hiermee zorgde ik ervoor dat ik een functie had waarmee ik leidend was, een functie waarmee ik erg overzichtelijk te werk moest gaan, en functie waarbij er geen foute keuzes gemaakt moeten worden en waarbij ik als leiding de keuzes zelf moest maken zonder een andere mening. Het laatste was voor mij de doorslaggevende factor om deze functie te bekleden, want andere functies waren niet genoeg om zelf te leren. Bijvoorbeeld met hoofd medici, dat is een belangrijke functie, maar beslissingen maak je niet, alles staat op papier voor wat welke persoon moet hebben. Ik wilde met mijn functie iets bereiken. Ik wil beter zijn op het gebied van leiderschap, zodat ik laten mijn eigen bedrijf kan managen. Ik wilde organisatorisch vermogen opbouwen en structuur bij mezelf aanbrengen. Dit heb ik tijdens het KMT-weekend absoluut kunnen doen. Er werd van mij verwacht dat er altijd een auto klaar staat, voor als er iets gebeurt. Er werd van mij verwacht dat ik alles op me zou nemen wat te maken had met vervoer, dat heb ik gedaan. Er werd van mij verwacht dat ik een goede samenwerking zou hebben met de algemeen coördinator, dat kon niet beter. Het enige wat ik vanuit mezelf had verwacht, was het op een leuke manier leidinggeven, zodat iedereen je manier van leiding geven leuk vindt.

Het leiding geven ging gepaard met een goede voorbereiding. Er zijn verschillende vergaderingen gepland en uitgevoerd. In deze vergaderingen is er besproken hoe het weekend eruit zou gaan zien, wat de hoofd coördinator verwacht van elk hoofd van de functie en wat er verwacht wordt van alle medewerkers die meegaan. Hiervan is een mail opgezet en gestuurd naar alle leden der Studentenvereniging Phileas Fogg. Vervolgens ben ik opzoek gegaan naar nieuwe chauffeurs. Er is een aanmeldmail gestuurd, waarin iedereen kan aangeven welke functie ze graag willen invullen en waarom. Hierdoor zijn er genoeg aanmeldingen geweest voor bijna elke functie, behalve die van mij. Daarom is er nogmaals een mail uitgegaan en deze mail is goed ontvangen. Ik had genoeg chauffeurs en ben begonnen met het maken van een schema. Een auto indeling en een rijschema met stand-by 1 en stand-by 2, want er moet altijd iemand klaar staan. Zie het schema van de rijplanning. Ik heb het op deze manier gedaan, omdat het voor mij het meest overzichtelijk is om een tijdsplanning te maken. Aan de hand van de tijd is het voor mij gemakkelijk om overzicht te houden.

Tijdens het weekend waren deze planningen al gemaakt en het heeft enorm goed geholpen. Deze planningen had ik met mijn medewerkers gedeeld. Het was erg makkelijk, aangezien iedereen zich aan deze planningen hield en ik alleen hoef aan te sturen. Een goede voorbereiding is het halve werk. Er is wel het een en ander geschoven, aangezien situaties niet altijd lopen zoals je verwacht. Er is namelijk een auto kapotgegaan en moest naar de garage om hem te repareren en hiervoor heb ik een paar shiften moeten schuiven. Het schuiven ging me erg makkelijk af, omdat er een overzichtelijke tijdsplanning was en hierdoor heel makkelijk chauffeurs kon wisselen. Het theoretisch concept om een tijdsplanning te maken, paste goed bij mijn taak als hoofd chauffeur. Ook het neerzetten van 2 stand-by chauffeurs gaf enorm veel rust en dat is ook nodig geweest tijdens het weekend. De rust, structuur en het overzicht heeft ervoor gezorgd dat ik mijn weekend als hoofd chauffeur succesvol heb afgerond.

Ten slotte zijn we aangekomen bij de reflectie, de laatste R van het STARR-model. Ik ben erg tevreden over hoe ik het heb gedaan. Ik ben altijd rustig gebleven, ik heb mezelf over laten komen als een leuke persoon om onder te ‘werken’ en ik ben in mijn positie gebleven als leider. Ik kreeg van vrijwel iedereen te horen dat ze blij met me waren tijdens het KMT-weekend en zelfs de algemene coördinator (die dit voor haar 2^e jaar doet) vertelde me dat ik het veel beter heb gedaan dan jaren ervoor. De essentie van wat ik geleerd heb is niet dat ik het op het weekend zo goed heb gedaan, maar dat ik van tevoren bekeken heb wat het beste werkt. Wat lijkt mij in deze situatie het meest geschikt? Hierdoor kwam ik op de tijdsplanning. Kort samengevat, de essentie ligt bij een goede overzichtelijk voorbereiding, op die manier is leidinggeven een stuk makkelijker dan mensen denken.



Kennismakingsweekend Phileas Fogg — Bill Groenewoud

Lees hier wat ik allemaal heb gedaan voor Persoonlijk Leiderschap aan de hand van de STARR-methode!